Retransmettre une assemblée générale en direct : le guide pratique
Accès réservé aux membres, questions à distance, votes, replay : tout ce qu’il faut prévoir pour retransmettre une assemblée générale en direct.
Associations, sociétés, réseaux de franchisés, sociétés savantes : l’assemblée générale est un moment clé de la vie d’une organisation. La retransmettre en direct permet à des membres éloignés d’y assister, augmente la participation et donne une image moderne de la gouvernance.
Mais une AG n’est pas une conférence comme les autres. Elle réunit un public précis, aborde parfois des sujets confidentiels et peut comporter des votes. Voici comment préparer sa retransmission.
Avant tout : vérifier le cadre de votre organisation
La possibilité de participer à distance, et surtout de voter à distance, dépend des statuts de votre organisation et de la réglementation qui s’applique à votre forme juridique. Avant de parler technique, vérifiez avec votre direction juridique ou votre conseil :
- si les membres peuvent être considérés comme présents lorsqu’ils suivent à distance ;
- si les votes peuvent se faire en ligne, et selon quelles modalités ;
- quelles règles de quorum et de confidentialité s’appliquent.
Ces réponses déterminent le dispositif : une simple retransmission pour information n’a pas les mêmes exigences qu’une AG où les membres à distance votent.
Une diffusion privée, réservée aux membres
Une assemblée générale n’a généralement pas vocation à être publique. Exit donc YouTube en accès libre ou les réseaux sociaux : la diffusion se fait sur une plateforme privée, avec un accès contrôlé.
Plusieurs niveaux de protection sont possibles :
- un lien privé envoyé uniquement aux membres ;
- un mot de passe commun ;
- une inscription préalable avec vérification de la liste des membres ;
- un accès individuel et nominatif, qui permet aussi de savoir qui a suivi l’assemblée.
Nous détaillons ces options dans notre article sur le live privé et sécurisé. Pour l’annonce d’un rachat stratégique chez Mediawan, nous avions par exemple diffusé à l’ensemble des collaborateurs via un lien sécurisé, en français et en anglais.
Permettre aux membres à distance de s’exprimer
Une AG, ce sont aussi des échanges. Le public à distance doit pouvoir poser ses questions. Deux solutions, souvent combinées :
- un module de questions écrites, modéré par un membre du bureau qui les relaie au micro ;
- une prise de parole en direct d’un membre à distance, en vidéo, intégrée au flux et sur l’écran de la salle.
Pour les questions posées depuis la salle, un micro baladeur est indispensable : sans lui, le public en ligne n’entend que les réponses.
Les votes : simples à organiser, à condition d’anticiper
Selon votre cadre, les votes à distance peuvent passer par un outil de vote en ligne accessible depuis un smartphone ou un ordinateur. Les résultats peuvent être affichés en direct en salle et dans le flux.
Points d’attention :
- testez l’outil avec quelques membres avant l’AG ;
- prévoyez une procédure de secours en cas de difficulté de connexion d’un votant ;
- conservez une trace des résultats, en lien avec vos obligations.
Le dispositif technique type
Pour une assemblée générale de taille moyenne, un dispositif efficace comprend généralement :
- deux ou trois caméras : un plan sur la tribune, un plan serré sur l’orateur, un plan de la salle ;
- une prise de son directe sur les micros de la tribune et le micro baladeur ;
- l’intégration des supports (rapport financier, rapport moral) directement dans le flux, en pleine définition ;
- une plateforme privée avec accès contrôlé, questions-réponses et, si besoin, votes ;
- un enregistrement complet pour les archives.
Nous captons par exemple l’assemblée générale annuelle de la Société Psychanalytique de Paris, qui réunit environ 850 membres.
Après l’AG : le replay et les archives
Le replay est précieux pour les membres qui n’ont pas pu suivre en direct. Selon la confidentialité des débats, il peut être mis à disposition sur la même plateforme privée, pendant une durée limitée, ou réservé aux archives internes. Un chapitrage par point de l’ordre du jour facilite la consultation.
La checklist de l’organisateur
- Statuts et règles de participation à distance vérifiés
- Liste des membres prête pour l’envoi des accès
- Ordre du jour et supports transmis à la régie la veille
- Modérateur désigné pour les questions en ligne
- Outil de vote testé, si votes à distance
- Message d’accueil prévu pour les membres connectés
- Répétition technique avec le président et le trésorier
Questions fréquentes
Peut-on retransmettre une AG sans permettre le vote à distance ?
Oui. La retransmission peut être purement informative : les membres à distance suivent les débats, tandis que les votes se déroulent en salle ou par procuration selon vos règles.
Combien de membres peuvent suivre une AG en ligne ?
Une plateforme de diffusion dimensionnée pour l’événement accueille sans difficulté plusieurs centaines ou milliers de participants simultanés.
Comment savoir qui a assisté à l’AG à distance ?
Avec un accès individuel et nominatif, la plateforme peut fournir la liste des personnes connectées et leur durée de présence.
Votre prochaine assemblée générale approche ? Contactez-nous : nous préparons avec vous une retransmission sécurisée, simple pour vos membres.
